Hvordan kommer vi fra Excel til den første plan?

Importér jeres medarbejdere fra en Excel- eller CSV-fil. Derefter fører appens opstartsguide jer gennem seks trin: afdeling, vagttyper, dækningskrav, skabeloner, medarbejdere og generering af vagtplanen. Dækningskrav er valgfrit, når planen genereres fra skabeloner. Vi hjælper gerne med opsætningen.

Kan vi bruge både faste rul og automatisk planlægning?

Ja. Generér vagtplanen fra skabeloner, der gentager sig, eller lad AI-planlægning foreslå vagterne ud fra jeres dækningskrav eller medarbejdernes arbejdsaftaler. I ser hele forslaget, også de huller der ikke kunne dækkes, før I godkender og gemmer. Intet gemmes uden jeres godkendelse.

Hvad er forskellen på en vagt og en funktion?

Vagten fortæller, hvornår medarbejderen arbejder. En funktion er en opgave på vagten, fx prøvemodtagelse i et laboratorium. Den kan have sit eget tidsrum, sit eget bemandingsbehov og krav om bestemte kompetencer. Funktioner slås til for den enkelte afdeling.

Kan vi dele medarbejdere mellem afdelinger?

Ja. Hver afdeling har sin egen plan og opsætning. I bestemmer, hvilke afdelinger en medarbejder må arbejde i, og kan bruge en fælles personalepulje. AI-planlægningen kan bruge afdelingens egne medarbejdere først, derefter personalepuljen og til sidst medarbejdere fra andre afdelinger.

Hvordan hjælper Planmatic med arbejdstidsregler?

Som standard kontrollerer Planmatic 11 timers hvile mellem vagter, 35 timers ugentlig hvile og højst 6 arbejdsdage i træk. I kan tilpasse reglerne for hver afdeling. Bryder en vagt reglerne, viser Planmatic en advarsel. Ansvaret for planen ligger stadig hos lederen.

Hvad kan medarbejderne på mobilen?

Medarbejderne bruger Planmatic i browseren på mobil eller computer, så der skal ikke installeres en app. De ser deres egne vagter og får beskeder om ændringer. Afhængigt af jeres indstillinger kan de søge ferie, afspadsering og Normfri, foreslå bytte af vagter og funktioner og melde sig til ledige vagter. En leder godkender alle bytter. Medarbejdernes egen sygemelding er slået fra, indtil lederen slår den til.

Kan vi eksportere til løn?

Ja. I kobler jeres lønarter til timekategorier og tillæg, kontrollerer løngrundlaget og henter det som en CSV-fil. Filen kan sættes op til DataLøn, Danløn, ProLøn, Zenegy, Visma Løn og Bluegarden. Det er en fil, I indlæser i lønsystemet, ikke en direkte forbindelse. Afstem lønarter og filformat med jeres lønsystem før første lønkørsel.

Findes Planmatic på andre sprog end dansk?

Ja. Planmatic findes på dansk, engelsk, svensk og norsk.

Hvordan adskilles virksomhedernes data?

Hver virksomhed har sin egen database. Hvad den enkelte bruger kan se og gøre, afhænger af brugerens rolle. På siderne om sikkerhed og privatliv beskriver vi adgang, datahåndtering og de leverandører, der indgår i driften.

Er Planmatic gratis at bruge?

Ja. Planmatic er gratis i introduktionsperioden. I får adgang til hele systemet, og der skal ikke bruges betalingskort.

Hvor længe er Planmatic gratis?

Der er ikke fastsat en bestemt slutdato for introduktionsperioden. I får tydelig besked i god tid, før en betalingsmodel eventuelt træder i kraft.

Bliver vi automatisk opkrævet senere?

Nej. Hvis betaling senere indføres, skal I selv aktivt vælge at fortsætte på de nye vilkår. Der sker ingen automatisk opkrævning.

Hvad kommer Planmatic til at koste?

Den endelige pris og startdato er ikke fastlagt. I får besked i god tid og vælger aktivt, om I vil fortsætte på de nye vilkår.

Er funktioner med i den gratis adgang?

Ja. Funktioner er slået til, når I opretter jer gratis, og I vælger selv, hvilke afdelinger der skal bruge dem. Den fremtidige pris, og hvilke dele der indgår, er endnu ikke fastlagt.

Kan vi få hjælp og stoppe igen?

Ja. Vi hjælper med opsætningen og med spørgsmål undervejs, og der er ingen binding. Vil I stoppe, kan I bede om at få slettet virksomhedens konto. Så sletter vi kontoen og jeres data og bekræfter det på e-mail.

Hvad betyder AI-drevet vagtplanlægning?

Det betyder, at systemet selv udarbejder et forslag til vagtplanen ud fra dine behov, så du kun skal justere og godkende i stedet for at bygge planen fra bunden.

Hvad er fordelene ved automatisk bemanding?

Du får et samlet forslag og overblik over dækning, timefordeling og eventuelle uløste huller. Gevinsten afhænger af jeres opsætning og arbejdsgange.

Bestemmer jeg stadig selv over vagtplanen?

Ja. AI laver et forslag, men du har det sidste ord og godkender forslaget, før det gemmes.

Automatisk og AI-drevet bemanding: fordelene

"AI-drevet" lyder teknisk, men betyder i praksis noget meget enkelt: at systemet selv laver det første udkast til din vagtplan. Her er, hvad det giver dig som leder.

Automatisk eller AI-drevet vagtplanlægning betyder, at systemet selv udarbejder et forslag til vagtplanen ud fra dine behov — i stedet for at du bygger den fra bunden hver uge. Du skal stadig have det sidste ord, men det tunge benarbejde er gjort for dig. Her er de konkrete fordele.

Du sparer tid

Den største gevinst er tid. Systemet samler de valgte krav og hensyn i et forslag, som du gennemgår og godkender. Tidsforbruget afhænger af planens størrelse, opsætningen og de konflikter, du skal tage stilling til.

Færre fejl

Et menneske overser nemt en detalje — en dobbeltbooking, en manglende pause eller en brudt hviletidsregel. Automatisk planlægning kontrollerer de understøttede regler ud fra jeres indstillinger. Gennemgå advarsler og eventuelle uløste huller, før du godkender forslaget.

Mere retfærdig fordeling

Planmatic inddrager medarbejdernes timer i forhold til norm eller kontrakt i fordelingen. Aftaler, kompetencer og fravær kan begrænse mulighederne. Gennemgå fordelingen i forslaget, så den også passer til jeres hverdag.

Bedre overblik og lavere omkostninger

Når planlægningen er automatisk, ser du med det samme, om du er over- eller underbemandet. Det gør det nemt at ramme den rigtige bemanding — hverken for meget eller for lidt — og dermed holde lønomkostningerne nede.

Sådan gør Planmatic det

I Planmatic foreslår AI en færdig vagtplan, tjekker automatisk hviletidsregler, og samler timer til et løngrundlag, som I kontrollerer. Du beholder kontrollen og godkender planen, mens systemet klarer det svære. Det er en del af Planmatics vagtplan system, og det er gratis i introduktionsperioden — så du kan mærke forskellen i din egen hverdag.