Hvordan kommer vi fra Excel til den første plan?

Importér jeres medarbejdere fra en Excel- eller CSV-fil. Derefter fører appens opstartsguide jer gennem seks trin: afdeling, vagttyper, dækningskrav, skabeloner, medarbejdere og generering af vagtplanen. Dækningskrav er valgfrit, når planen genereres fra skabeloner. Vi hjælper gerne med opsætningen.

Kan vi bruge både faste rul og automatisk planlægning?

Ja. Generér vagtplanen fra skabeloner, der gentager sig, eller lad AI-planlægning foreslå vagterne ud fra jeres dækningskrav eller medarbejdernes arbejdsaftaler. I ser hele forslaget, også de huller der ikke kunne dækkes, før I godkender og gemmer. Intet gemmes uden jeres godkendelse.

Hvad er forskellen på en vagt og en funktion?

Vagten fortæller, hvornår medarbejderen arbejder. En funktion er en opgave på vagten, fx prøvemodtagelse i et laboratorium. Den kan have sit eget tidsrum, sit eget bemandingsbehov og krav om bestemte kompetencer. Funktioner slås til for den enkelte afdeling.

Kan vi dele medarbejdere mellem afdelinger?

Ja. Hver afdeling har sin egen plan og opsætning. I bestemmer, hvilke afdelinger en medarbejder må arbejde i, og kan bruge en fælles personalepulje. AI-planlægningen kan bruge afdelingens egne medarbejdere først, derefter personalepuljen og til sidst medarbejdere fra andre afdelinger.

Hvordan hjælper Planmatic med arbejdstidsregler?

Som standard kontrollerer Planmatic 11 timers hvile mellem vagter, 35 timers ugentlig hvile og højst 6 arbejdsdage i træk. I kan tilpasse reglerne for hver afdeling. Bryder en vagt reglerne, viser Planmatic en advarsel. Ansvaret for planen ligger stadig hos lederen.

Hvad kan medarbejderne på mobilen?

Medarbejderne bruger Planmatic i browseren på mobil eller computer, så der skal ikke installeres en app. De ser deres egne vagter og får beskeder om ændringer. Afhængigt af jeres indstillinger kan de søge ferie, afspadsering og Normfri, foreslå bytte af vagter og funktioner og melde sig til ledige vagter. En leder godkender alle bytter. Medarbejdernes egen sygemelding er slået fra, indtil lederen slår den til.

Kan vi eksportere til løn?

Ja. I kobler jeres lønarter til timekategorier og tillæg, kontrollerer løngrundlaget og henter det som en CSV-fil. Filen kan sættes op til DataLøn, Danløn, ProLøn, Zenegy, Visma Løn og Bluegarden. Det er en fil, I indlæser i lønsystemet, ikke en direkte forbindelse. Afstem lønarter og filformat med jeres lønsystem før første lønkørsel.

Findes Planmatic på andre sprog end dansk?

Ja. Planmatic findes på dansk, engelsk, svensk og norsk.

Hvordan adskilles virksomhedernes data?

Hver virksomhed har sin egen database. Hvad den enkelte bruger kan se og gøre, afhænger af brugerens rolle. På siderne om sikkerhed og privatliv beskriver vi adgang, datahåndtering og de leverandører, der indgår i driften.

Er Planmatic gratis at bruge?

Ja. Planmatic er gratis i introduktionsperioden. I får adgang til hele systemet, og der skal ikke bruges betalingskort.

Hvor længe er Planmatic gratis?

Der er ikke fastsat en bestemt slutdato for introduktionsperioden. I får tydelig besked i god tid, før en betalingsmodel eventuelt træder i kraft.

Bliver vi automatisk opkrævet senere?

Nej. Hvis betaling senere indføres, skal I selv aktivt vælge at fortsætte på de nye vilkår. Der sker ingen automatisk opkrævning.

Hvad kommer Planmatic til at koste?

Den endelige pris og startdato er ikke fastlagt. I får besked i god tid og vælger aktivt, om I vil fortsætte på de nye vilkår.

Er funktioner med i den gratis adgang?

Ja. Funktioner er slået til, når I opretter jer gratis, og I vælger selv, hvilke afdelinger der skal bruge dem. Den fremtidige pris, og hvilke dele der indgår, er endnu ikke fastlagt.

Kan vi få hjælp og stoppe igen?

Ja. Vi hjælper med opsætningen og med spørgsmål undervejs, og der er ingen binding. Vil I stoppe, kan I bede om at få slettet virksomhedens konto. Så sletter vi kontoen og jeres data og bekræfter det på e-mail.

Hvorfor er vagtplan i Excel besværligt?

Excel giver nemt fejl i timerne, rod med versioner, ingen automatisk besked til medarbejderne og ingen kontrol af regler som hviletid. Alt skal opdateres manuelt.

Hvad er et godt alternativ til vagtplan i Excel?

Et vagtplansystem, der automatiserer planlægning, timeberegning, fravær og beskeder. Planmatic er et dansk alternativ, der er gratis i introduktionsperioden.

Findes der et gratis alternativ til Excel?

Ja. Planmatic er gratis i introduktionsperioden med fuld adgang til hele systemet og uden binding.

Alternativer til vagtplan i Excel

Rigtig mange starter med at lave vagtplanen i Excel. Det fungerer i begyndelsen — men bliver hurtigt tungt. Her er de bedste alternativer, inklusive et der er gratis.

Excel er ofte det første værktøj, man griber til, når vagtplanen skal laves. Det er velkendt og fleksibelt for mange virksomheder. Men efterhånden som antallet af medarbejdere og vagter vokser, oplever de fleste de samme frustrationer — og begynder at lede efter et alternativ.

Hvorfor vagtplan i Excel bliver besværligt

Fejl i timerne. Én forkert formel eller celle, og timeregnskabet passer ikke.
Rod med versioner. Hvem har den nyeste plan? Filer sendes frem og tilbage og ryger ud af sync.
Ingen besked til medarbejderne. Du skal selv sende planen ud igen, hver gang noget ændrer sig.
Ingen kontrol af regler. Excel advarer dig ikke, hvis hviletiden brydes eller bemandingen er for lav.
Tidsrøver. Al opdatering sker manuelt, og det tager tid hver uge.

Hvilke alternativer findes der?

Når Excel bliver for tungt, er løsningen et rigtigt vagtplansystem. Hvor et regneark kræver, at du selv holder styr på alt, samler et vagtplan system arbejdsgangene — planlægning, timer, fravær og beskeder til medarbejderne.

Planmatic – et gratis alternativ til Excel

Planmatic samler vagtplan, fravær, kompetencer og løngrundlag. Importér medarbejdere fra Excel eller CSV, opsæt vagttyper og planlægningsgrundlag, og byg en plan fra skabeloner eller et AI-forslag. I gennemgår forslag og advarsler, og medarbejderne har adgang i browseren på mobil og computer. Planmatic er gratis i introduktionsperioden uden binding.

Du kan altså starte med det regneark, du kender, og skifte til automatisk vagtplanlægning, når du er klar til at spare tiden.